W nowoczesnym Ośrodku Szkolenia Kierowców czas to najcenniejszy zasób, a ręczne uzupełnianie grafików każdego instruktora bywa uciążliwe i generuje ryzyko błędów. Nasz system wprowadza przełomową funkcję o nazwie „Cykliczne automatyczne wystawianie dostępności”, która została zaprojektowana z myślą o maksymalnym odciążeniu kadry zarządzającej oraz samych instruktorów. Dzięki temu rozwiązaniu wszystkie działania związane z udostępnianiem terminów jazd dla kursantów mogą być prowadzone w sposób niemal całkowicie autonomiczny. Funkcja ta umożliwia błyskawiczne generowanie bloków lekcyjnych w kalendarzu bez najmniejszej ingerencji ze strony pracownika, co pozwala mu skupić się na szkoleniu, a nie na żmudnym klikaniu w interfejsie. Jest to rozwiązanie szczególnie rekomendowane dla szkół jazdy, które posiadają stały, powtarzalny rozkład zajęć, pozwalając na odzyskanie wielu godzin pracy w skali miesiąca.

⚠️ Ważna uwaga techniczna: System automatycznego planowania jest inteligentny i całkowicie bezpieczny dla Twoich obecnych danych. Funkcja ta nie ingeruje we wcześniej zaplanowane bloki lekcyjne ani nie nadpisuje istniejących już jazd z kursantami. Nowe bloki dostępności są dodawane tylko i wyłącznie w miejscach, gdzie czas jest „niezagospodarowany”, co oznacza, że program wypełnia puste luki w grafiku zgodnie z Twoim schematem, ale nigdy nie usunie raz wprowadzonej lekcji.

🛠️ Jak skonfigurować automatyczny plan dostępności?

Konfiguracja tego modułu jest jednorazowa i pozwala na automatyzację pracy na wiele miesięcy do przodu. Postępuj zgodnie z poniższą instrukcją.

Aby rozpocząć proces automatyzacji, musisz najpierw przejść do głównego panelu zarządzania i kliknąć przycisk „Ustawienia”.

Jest to dedykowany obszar zarządzania automatyzacją grafików, w którym znajdziesz kluczowy przycisk o nazwie „Dodaj Plan”. Kliknięcie go otworzy rozbudowane okno dialogowe, które pozwoli Ci precyzyjnie zdefiniować ramy czasowe pracy Twojego ośrodka na każdy dzień tygodnia.

W oknie edycyjnym zobaczysz podział na 7 pól, z których każde odpowiada kolejnemu dniu tygodnia – od poniedziałku do niedzieli. Twoim zadaniem jest przypisanie do każdego z tych dni odpowiedniego, wcześniej przygotowanego schematu dostępności, czyli wzorca godzin, w których instruktorzy są gotowi do pracy

📅 Wybór schematu dnia: Aby zaplanować konkretny dzień, np. wtorek, kliknij w pole wyboru przypisane do tej nazwy, a system wyświetli listę wszystkich stworzonych przez Ciebie schematów bloków lekcyjnych. Po wybraniu konkretnej pozycji, w kolumnie danego dnia natychmiast pojawią się wszystkie bloki akcyjne, które zostały przewidziane w danym wzorcu godzinowym. Pozwala to na bardzo elastyczne podejście, gdzie np. w poniedziałki szkoła może pracować od 8:00 do 16:00 z podziałem na dwugodzinne bloki, a w soboty tylko w godzinach porannych. Dzięki podglądowi na żywo dokładnie widzisz, jak będzie wyglądał docelowy grafik Twojego pracownika przed ostatecznym zatwierdzeniem zmian.

Pod polami wyboru dni tygodnia znajduje się niezwykle istotna funkcja pozwalająca określić, na ile tygodni do przodu system ma generować dostępność. Wybierając odpowiednią wartość z listy, decydujesz, jak daleko w przyszłość kursanci będą mogli widzieć wolne terminy i zapisywać się na jazdy w swojej aplikacji bądź na ile do przodu administrator planujący jazdy będzie widzieć twoją dostępność. Mechanizm ten działa w cyklu tygodniowym – w każdy poniedziałek punktualnie o północy, algorytm CarDriveManager sprawdza Twoje ustawienia i automatycznie „dopycha” grafik o kolejne tygodnie zgodnie z Twoim planem. Daje to gwarancję, że Twój grafik nigdy nie pozostanie pusty, a proces ten odbywa się całkowicie w tle, bez konieczności Twojego logowania się do panelu.

Po dokładnym sprawdzeniu wszystkich przypisanych schematów oraz ustaleniu liczby tygodni do przodu, wystarczy kliknąć niebieski przycisk „Zaplanuj”. Od tej chwili system przejmuje pełną odpowiedzialność za pilnowanie ciągłości Twojego grafiku. W każdy poniedziałek o północy baza danych zostanie zasilona nowymi terminami, co buduje profesjonalny wizerunek Twojej szkoły jako stabilnej i świetnie zorganizowanej placówki.

Dzięki cyklicznemu wystawianiu dostępności w CarDriveManager, zarządzanie szkołą jazdy wchodzi na wyższy poziom automatyzacji. Szerokiej drogi w planowaniu!