System CarDriveManager to nie tylko doskonałe narzędzie do planowania nauki jazdy, ale również potężne wsparcie w prowadzeniu nadzoru finansów Twojej szkoły. Moduł finansowy pozwala na pełną kontrolę nad przepływem gotówki i rozliczeniami z kursantami.

Jedną z najważniejszych i najczęściej wykorzystywanych funkcji jest rejestracja wpłat kursantów. Aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo Twoich finansów, uprawnienia do dodawania wpłat posiadają wyłącznie administratorzy systemu w danym OSK. Ponadto, każda wpisana płatność w systemie jest trwale zapisywana i nie można jej usunąć – gwarantuje to pełną przejrzystość i eliminuje ryzyko nadużyć czy pomyłek w kasie.

System CarDriveManager w celach audytowych rejestruje komplet danych przy każdej transakcji:

• Kto z personelu wprowadził wpłatę do systemu,
• Dokładną datę i godzinę rejestracji,
• Rzeczywistą datę otrzymania środków,
• Dane kursanta, na poczet którego dokonano płatności.

💡 Z tego poradnika dowiesz się, jak sprawnie i bezbłędnie zarejestrować wpłatę kursanta w systemie.

🛑 Ważna informacja przed rozpoczęciem!
Zanim zarejestrujesz pierwszą wpłatę w swoim ośrodku, upewnij się, że w systemie zostały poprawnie skonfigurowane:

• Cenniki składników kursu oraz cenniki całego kursu.
• Pakiety personalne przypisane do konkretnych kursantów.

Dzięki temu system będzie automatycznie wiedział, jak rozliczać i bilansować wpłaty Twoich uczniów. Jeśli wszystko jest gotowe – możemy przejść dalej!

🛠️ Rejestracja nowej wpłaty – instrukcja krok po kroku

Proces rejestrowania wpłaty jest banalnie prosty i zamyka się w kilku szybkich krokach. Spójrz na lewy panel nawigacyjny, gdzie znajdują się wszystkie moduły programu. Odszukaj i kliknij moduł „Kursy i kursanci”.

Z listy dostępnych opcji wybierz funkcję „Wpłaty kursantów”. System przeniesie Cię do pełnej listy wszystkich dotychczasowych wpłat w Twoim OSK.

W prawym górnym rogu ekranu kliknij niebieski przycisk z napisem „Dodaj nową wpłatę”. Na ekranie pojawi się okno formularza.

Uzupełnij wymagane informacje dotyczące wpłaty:

👤 Wybór kursanta: W tym polu należy precyzyjnie wskazać osobę, która dokonuje płatności za wybrane szkolenie w Twoim ośrodku. Aby maksymalnie przyspieszyć ten proces, system CarDriveManager został wyposażony w inteligentną wyszukiwarkę działającą w czasie rzeczywistym. Wystarczy, że zaczniesz wpisywać pierwsze litery imienia lub nazwiska, a program błyskawicznie wyświetli pasujące rekordy z bazy Twojego OSK. Po odnalezieniu właściwego kursanta na liście rozwijanej, kliknij na niego, aby przypisać transakcję do jego indywidualnego konta. Pamiętaj, aby zawsze dokładnie zweryfikować dane osobowe przed ostatecznym zatwierdzeniem, ponieważ poprawny wybór profilu gwarantuje bezbłędne rozliczenie salda konkretnego kursanta.

💵 Kwota: W tym miejscu należy wpisać dokładną sumę pieniędzy, jaka fizycznie trafiła do Twojego ośrodka szkolenia kierowców lub na jego konto bankowe. System pozwala na wprowadzanie dowolnych kwot, co ułatwia zarządzanie zarówno płatnościami całościowymi, jak i mniejszymi wpłatami częściowymi. Każda wprowadzona tutaj wartość zostanie automatycznie uwzględniona w bilansie finansowym wybranego wcześniej profilu uczestnika kursu. Dokładne ewidencjonowanie kwot jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania automatycznych powiadomień oraz blokad systemowych. Dzięki precyzyjnemu wpisaniu sumy, CarDriveManager będzie mógł bezbłędnie wyliczyć pozostałą do uregulowania należność za szkolenie.

💳 Metoda płatności: W tym polu rozwijanym określasz konkretną formę, w jakiej środki pieniężne zostały fizycznie przekazane do Twojej szkoły jazdy. Do wyboru masz kilka standardowych opcji, takich jak tradycyjna gotówka wręczana w biurze, przelew bankowy na konto czy też nowoczesna płatność kartą płatniczą. Wybór odpowiedniej metody jest niezwykle istotny dla późniejszej analizy finansowej i łatwego uzgadniania stanu Twojej kasy lub rachunków bankowych. System archiwizuje tę informację, co pozwala w dowolnym momencie sprawdzić, jakimi kanałami najczęściej spływają pieniądze od Twoich klientów. Dzięki temu zyskujesz pełną przejrzystość i pełną kontrolę nad strukturą wszystkich wpłat rejestrowanych w bazie danych OSK.

📅 Data otrzymania wpłaty: To pole służy do precyzyjnego określenia dnia, w którym fizycznie otrzymano pieniądze od kursanta lub w którym przelew został faktycznie zaksięgowany na Twoim wyciągu bankowym. Domyślnie system może sugerować datę dzisiejszą, co jest idealnym rozwiązaniem w sytuacji, gdy kursant właśnie stoi przy biurku i płaci za kurs na miejscu. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby wskazać tutaj datę wsteczną, co okazuje się niezwykle pomocne przy porządkowaniu i rejestrowaniu przelewów bankowych z ubiegłego tygodnia. Prawidłowe wskazanie tego terminu pozwala na zachowanie idealnej chronologii wszystkich zdarzeń finansowych w Twojej szkole jazdy. Pamiętaj, że data ta będzie widoczna w historii wpłat kursanta, ułatwiając Wam późniejszą komunikację i ewentualne wyjaśnianie nieporozumień.

Gdy wszystkie pola zostaną wypełnione, kliknij niebieski przycisk „Dodaj” znajdujący się na samym dole okna.

Po kliknięciu przycisku okno zamknie się automatycznie, a na dole ekranu zobaczysz zielony komunikat potwierdzający, że operacja przebiegła pomyślnie. Dane zostaną natychmiast zapisane w bazie.

Wskazówka dla płatności ratalnych: > Jeżeli dany kursant opłaca szkolenie w ratach, przekroczenie przez niego określonego w systemie progu kwotowego może automatycznie odblokować dla niego dodatkowe zasoby (np. dostęp do bazy pytań czy możliwość rezerwacji jazd).

To wszystko w tym poradniku! Życzymy bezproblemowego ewidencjonowania wpłat i oczywiście… szerokiej drogi dla Twoich kursantów! 🚗💨